10 zasad deep worku kultywowanych w WBIZNES
Praca w głębokim skupieniu to 1% talentu i 99% ciężkiej pracy. Nie da się bowiem działać w maksymalnym skupieniu jeśli wokół Ciebie jest milion rozpraszaczy, telefon co chwilę dzwoni, skrzynka e-mail informuję o nowych wiadomościach, a Ty, zamiast pracować w skupieniu, korzystasz z komunikatora.
Praca głęboka pozwala na pracę w skupieniu, ale również jest to umiejętność pracy wydajnej. Sprawdź, jak pracować szybciej, w czym metody kultywowane przez zespół WBIZNES mogą Ci pomóc:
- Zaczynaj od mikro-zadań
- Hierarchizacja zadań
- Unikaj rozmów w godzinach szczytowej produktywności
- Przygotuj zapas wody
- Odetnij się od emocjonalnych historii
- Działaj w blokach czasowych
- Wyłącz powiadomienia
- Pracuj zadaniowo
- Trzymaj dietę
- Pobudź się muzyką
1. Pracę głęboką (deep work) rozpoczynaj od „mikro-zadań”
Tak nazywamy bardzo krótkie zadania, do 5 minut. Dzięki odhaczeniu ich z listy w pierwszej kolejności pozbywasz się tzw. drobnicy. A przy okazji świętujesz małe zwycięstwa, które pobudzają do podjęcia się większych zadań.
To działa motywująco na układ nagrody w mózgu. Bo wyobraź sobie, że jest godzina 8:00, a w programie organizującym pracę jest na Tobie 18 zadań. Większość z nich to „drobnica”. Zaczynasz odhaczać. O godzinie 9:00, po ich wykonaniu, masz tylko 3 zadania, które wymagają większego skupienia i zaangażowania. Czy to dobra wiadomość? No świetna! Godzina 9:00, a przed Tobą tylko 3 taski, zamiast 18.
Do “mikro-zadań” zaliczamy głównie:
- odpisywanie na maile,
- odpisywanie na komentarze,
- nadzorowanie ruchu i zaangażowania w social mediach,
- przekazywanie wiadomości dalej,
- dawanie feedbacku do prostych zadań.
2. Hierarchizacja zadań pozwala na pracę w skupieniu (deep work)
Niektóre programy do zarządzania pracą zespołową mają wbudowaną taką opcję. W WBIZNES pracujemy w ClickUpie. Można w nim w prosty sposób ustalić priorytet danego zadania. I tak dla przykładu:
- flaga czerwona – zadanie priorytetowe
- flaga żółta – zadania ważne
- flaga niebieska – zadania standardowe
- flaga szara – zadania bez priorytetu
Hierarchizacja z góry pozwala zrobić plan działania. Jednak w przypadku ClickUpa, o priorytetach decydują ludzie zlecający dane zadanie.
A dobrze jest wprowadzić dodatkowo swoją hierarchizację. Jest to możliwe tylko wtedy, kiedy masz plan działania. Dokładny plan. Najlepiej godzinowy. Wypisz, co zrobisz i o której godzinie w kalendarzu. Kiedy nadejdzie dana godzina, przystąp do działań. Tylko tyle i aż tyle.
Tak naprawdę tylko ASAP-y są w stanie zaburzyć workflow. Na szczęście w WBIZNES wyeliminowaliśmy je praktycznie do zera, planując pracę z tygodniowym wyprzedzeniem.
3. Unikanie rozmów w godzinach szczytowej produktywności
Jest to szczególnie ważne wśród osób, które odpowiadają za działania operacyjne, a nie strategiczne czy koncepcyjne. Spotkania z klientami mają trochę inny rytm niż praca za biurkiem.
Dlatego jeśli Twoje obowiązki skupiają się na pracy operacyjnej, wyklucz wszystkie spotkania w godzinach, w których czujesz największy przypływ kreatywności i produktywności.
Dla naszych programistów – są to poranki. Dla designerów – wieczory. Każdy ma swoją porę. Pomyśl, kiedy u siebie obserwujesz największe pokłady kreatywności?
Tę regułę należy odwrócić wtedy, kiedy Twoim rdzeniem są spotkania z klientami. Wówczas nie unikaj, tylko umawiaj rozmowy w godzinach szczytowej produktywności. Dzięki temu masz pewność, że spotkanie będzie owocne. Staraj się nie naruszać zbyt często tej reguły, aby zachować spokój i ogólny porządek dnia.
4. Przygotuj zapas wody pod ręką
Kiedy wejdziesz w stan flow za biurkiem, to głupio byłoby z niego wychodzić pod pretekstem zwilżenia ust. Dlatego, zanim zaczniesz pracę, przygotuj zapas wody, kawy lub herbaty (termos na biurku jest spoko pomysłem).
Mamy u nas amatorów wody butelkowanej, jak i pasjonatów ogromnych, litrowych kubków, które wyglądają niemal jak garnki na zupę. Forma z grubsza nie ma znaczenia. Grunt, aby płynów nie zabrakło.
5. Odetnij się od emocjonalnych historii
W podstawowym podziale wyróżniamy mózg emocjonalny i racjonalny. Czasem ten pierwszy przejmuje dowodzenie i wtedy czujesz radość, smutek, żal, zaskoczenie czy strach. A czasem ten drugi dochodzi do głodu, wówczas poznawczo skupiasz się na tym, co Cię otacza i jesteś w stanie skupić się w 100% na tu i teraz. FOCUS!
Jednak bardzo ciężko uzyskuje się równowagę. To praktycznie niemożliwe. Kiedy mózg emocjonalny jest zafrasowany analizowaniem trudnej sytuacji rodzinnej czy porannej kłótni z żoną, to nie daje przebić się mózgowi racjonalnemu, który odpowiada za efektywną pracę. No i wychodzi z tego… misz-masz.
Dlatego bardzo cenną wskazówką jest odcinanie się od emocjonalnych historii. To nie jest proste. Trudno wprowadzić systemowo takie rozwiązanie. Ale w WBIZNES mamy na to 2 wyjścia.
Jeśli ktoś ma gorszy okres w życiu, to daje znać i zyskuje przestrzeń na uporządkowanie sobie prywatnych spraw. No i podobnie jest z odcięciem się od pracy w przypadku urlopów. Ktoś jest na urlopie? W takim razie ma ZAKAZ wchodzenia na pocztę pracowniczą i nasze wewnętrzne kanały komunikacji. Kiedy jest odpoczynek, to jest odpoczynek. Na 100%.
6. Działaj w blokach czasowych
Wiesz już, w której części dnia masz najwyższą kreatywność i produktywność. Wobec tego zarezerwuj ją na najtrudniejsze zadania. Luźniejszymi zadaniami wypełnij dzienny kalendarz.
Ale zachowaj umiar! Jeśli ogromne zadanie pochłania Cię na dłużej niż 3 godziny, to nie ulegaj mu. Zrób sobie przerwę. Pójdź na spacer. Poćwicz. Ugotuj obiad. Chodzi o to, aby umysł nie był cały czas obciążony wysiłkiem. Bo na dłuższą metę długo tak nie pociągnie…
Szczególnie przy zadaniach kreatywnych, taka przerwa pełni funkcję relaksacyjną, ale i twórczą. Bo w jej trakcie mimowolnie wpadają nowe pomysły (Ważne – nie szukaj ich na siłę. Jeśli mają wpaść – zrobią to ukradkiem).
Może przejdziemy do praktyki?
7. Wyłącz powiadomienia, a szybko wskoczyć w deep work
O tym się wałkuje absolutnie wszędzie, co wskazuje na priorytet tego działania. Wśród specjalistów WBIZNES to była jedna z najczęściej pojawiających się odpowiedzi.
Na smartfonie użyj aplikacji Opal, która zablokuje powiadomienia. Na laptopie zainstaluj wtyczkę “Kill News Feed” lub pokrewne, aby zablokować social media.
Kilka kliknięć i masz spokój przez najbliższe 15, 30, 60 minut, a jeśli trzeba – nawet cały dzień.
8. Pracuj zadaniowo
Motyw przewodni tego podejścia zawiera się w jednym zdaniu: „Im szybciej do czegoś usiądę, tym szybciej to będzie zrobione”. Można z tym polemizować, jasne. Ale nie da się zaprzeczyć, że w całej prostocie tej porady, tkwi wszystko, co konieczne do pracy produktywnej.
Życie polega na odhaczaniu kolejnych zadań z listy, przy jak najwyższym skupieniu, aby nie zatraciła się jakość ich wykonania.
Osoby, które działają według rytmu: PLAN > WYKONANIE > FINISZ > OPTYMALIZACJA – szybciej dochodzą do miejsca, na którym im zależy.
Masz coś do wykonania? Zrób to. Nie masz do tego motywacji? Znajdź ją. Nie na zewnątrz, a w sobie. Co tak naprawdę Cię nakręca do działania?
9. Trzymaj dietę, to pomoże Ci wejść w deep work
To, co jesz, wpływa na to, jak się czujesz. Ogromne ilości słodyczy i przetworzonego jedzenia długoterminowo będą wpływać negatywnie na kreatywność i efektywność zawodową.
Pojawi się mgła umysłowa. Lenistwo. Zmęczenie. Senność.
Idealną synergią będzie połączenie zdrowej diety i suplementacji. Nic dziwnego, że na biurkach naszych specjalistów można znaleźć witaminę D3, różeniec górski, Omega, magnez, kreatynę cy l-tyrozynę.
10. Pobudź się muzyką
To u nas faworyt. Słuchawki na uszy i playlista pod dane zadania lub… nastrój. W zespole mamy fanów mocniejszego metalu, luźniejszego bluza czy klubowego rave’a.
Wykorzystywane środki są różne, ale efekt jest ten sam. Jeśli przeszkadzają Ci dźwięki w słuchawkach, to równie dobrze możesz puścić sobie biały szum. Działa nieźle, choć trzeba się do niego przyzwyczaić.
Jak wejść w deep work?
Nie ma jednej kluczowej metodologii. Nie ma sznytu, który możesz bezmyślnie replikować, aby zostać sensejem produktywności, dlatego testuj – obserwuj, co się sprawdza u Ciebie i wdrażaj to. A jeśli potrzebujesz pomocy, to zapraszamy do agencji marketingowej WBIZNES.
