Kim jest klient?
Dobrego Najmu to marka edukacyjno-doradcza, która wspiera inwestorów w procesie bezpiecznego i zyskownego wynajmu nieruchomości. Skuteczna sprzedaż w tej branży opiera się na budowaniu relacji i edukacji, co Maciej realizuje poprzez automatyczne webinary oraz szeroką bazę bezpłatnych materiałów w ramach Akademii Dobrego Najmu.
Cel projektu
Współpraca marki z WBIZNES trwa już od kilku lat i obejmuje wsparcie w wielu obszarach marketingu. W toku wspólnych działań i rosnącej skali projektów pojawiło się jednak nowe wyzwanie: ogromna ilość danych spływających z różnych kanałów zaczęła przytłaczać zespół. Celem było wyeliminowanie ręcznej pracy przy przepisywaniu danych oraz usprawnienie procesu obsługi klienta poprzez pełną automatyzację przepływu informacji między systemem webinarowym, sklepem, a narzędziami sprzedażowymi.
Wyzwania projektu
Przed wdrożeniem automatyzacji, klient mierzył się z rozproszeniem danych o potencjalnych klientach (leadach). Główne problemy obejmowały:
- Ręczną obsługę uczestników webinarów: Dane osób zapisanych na automatyczne webinary w systemie WebinarJam nie trafiały automatycznie do CRM, co opóźniało kontakt handlowy.
- Brak segmentacji leadów: Handlowcy nie mieli informacji, czy dany kontakt jedynie zapisał się na wydarzenie, czy faktycznie w nim uczestniczył, co utrudniało priorytetyzację działań.
- Utrudniona identyfikacja dzwoniących: Zespół sprzedażowy, odbierając połączenia telefoniczne, nie wiedział, czy dzwoni osoba „zimna”, czy aktywny uczestnik Akademii Dobrego Najmu.
Rozproszone źródła informacji: Dane gromadzone były w różnych miejscach (WebinarJam, sklep, formularze www), co wymuszało korzystanie z arkuszy Google Sheets jako głównego, lecz mało wydajnego łącznika.
Wdrożone rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy ekosystem automatyzacji oparty na platformie Make (dawniej Integromat), który połączył kluczowe narzędzia biznesowe klienta w jeden, spójny organizm.
1. Automatyczny proces obróbki leadów z WebinarJam
Główny scenariusz Make raz na dobę odpytuje system WebinarJam o listę subskrybentów z poprzedniego dnia. Zamiast prostego kopiowania danych, system wykonuje szereg operacji:
- Analiza zaangażowania: Rozróżnia osoby, które tylko się zapisały, od tych, które brały udział w spotkaniu (z uwzględnieniem czasu oglądania).
- Livespace CRM: Tworzy nową szansę sprzedaży przypisaną do konkretnej kampanii. Handlowiec widzi od razu źródło oraz status leada (np. „Obejrzał do końca”).
- MailerLite: Automatycznie dodaje kontakt do sekwencji follow-up (3 wiadomości edukacyjne), podgrzewając leada przed kontaktem telefonicznym.
- Google Sheets: Archiwizuje dane w arkuszu, który służy klientowi jako dodatkowe narzędzie kontrolne.
2. Inteligentna identyfikacja kontaktów (Prefixing)
Kluczowym elementem wdrożenia było zsynchronizowanie kontaktów z książką telefoniczną Google Contacts, z której korzystają handlowcy.
- Lead ze strony www: Otrzymuje prefiks „CRM”. Handlowiec odbierający telefon od razu wie, że to osoba, która wypełniła formularz ofertowy.
- Klient Akademii: Osoby pobierające bezpłatne materiały lub kupujące w sklepie otrzymują prefiks „Akademia Dobrego Najmu”. Dzięki temu obsługa klienta może dostosować ton rozmowy do poziomu świadomości rozmówcy.
3. Integracja formularzy i platformy szkoleniowej
Wszystkie punkty styku klienta z marką (formularze na stronie, sklep internetowy, platforma kursowa) zostały spięte z Livespace CRM. Dzięki temu każda aktywność użytkownika buduje jego historię w systemie sprzedażowym, eliminując ryzyko pominięcia jakiegokolwiek zapytania.
Dzięki automatyzacji procesów w Dobrym Najmie, klient osiągnął wymierne korzyści, które realnie wpływają na codzienny komfort pracy zespołu:
- Nigdy więcej pominiętych leadów: Dzięki centralizacji danych handlowiec nie musi już przeszukiwać maili czy Exceli w poszukiwaniu numerów telefonów. Wszystkie kontakty są „podane na tacy” w jednym systemie, co daje pewność, że żadne zapytanie nie zostanie zignorowane.
- Handlowiec dzwoni tylko do „gorących” kontaktów: Zespół sprzedaży nie traci energii na osoby przypadkowe. Widząc pełną historię (np. że ktoś obejrzał 90% webinaru), handlowiec jest lepiej przygotowany do rozmowy i może precyzyjniej uderzyć w potrzeby klienta, co znacznie skraca czas domykania sprzedaży.
- Efekt „WOW” podczas odbierania telefonu: Dzięki prefiksom w Google Contacts, każda rozmowa zaczyna się od właściwego kontekstu. Gdy klient dzwoni, handlowiec widzi: „Jan Kowalski – Akademia”. Może więc przywitać się słowami: „Dzień dobry Panie Janie, jak podobają się materiały w naszej Akademii?”, co buduje natychmiastowe zaufanie i profesjonalny wizerunek firmy.
Automatyczne podtrzymywanie relacji: Integracja z MailerLite sprawia, że system „pamięta” o kliencie za nas. Podczas gdy handlowcy zajmują się rozmowami, automatyczne maile edukują leady i przypominają o ofercie, co zwiększa szansę na sprzedaż bez poświęcania ani minuty czasu pracownika.
Oszczędność kilkudziesięciu godzin miesięcznie dzięki automatyzacji lejka sprzedażowego
Wykorzystane narzędzia
Fundamentem wdrożonego ekosystemu jest platforma Make, która pełni rolę „mózgu” całej architektury, odpowiadając za logikę przepływu danych i bezbłędną komunikację między wszystkimi systemami. Centralnym punktem operacyjnym dla zespołu sprzedaży jest Livespace CRM, w którym gromadzone są wszystkie szanse sprzedaży oraz pełna historia interakcji z klientami.
Za pozyskiwanie leadów odpowiada system WebinarJam, dedykowany do obsługi automatycznych webinarów, podczas gdy proces automatycznego „podgrzewania” kontaktów i wysyłkę sekwencji follow-up realizuje narzędzie MailerLite. Całość rozwiązania uzupełniają narzędzia ekosystemu Google: Google Contacts, które służy do dynamicznej identyfikacji dzwoniących klientów przez handlowców, oraz Google Sheets, pełniące funkcję pomocniczej bazy danych i archiwum informacji o uczestnikach procesów edukacyjnych.
Opinia klienta
Współpracujemy z WBIZNES od lat i to wdrożenie jest kolejnym dowodem na ich profesjonalizm.
Dzięki automatyzacji odzyskaliśmy dziesiątki godzin miesięcznie, które wcześniej poświęcaliśmy na ręczne przenoszenie danych z webinarów do CRM. Kluczowym ułatwieniem dla zespołu jest inteligentna identyfikacja dzwoniących – handlowcy od progu wiedzą, z kim rozmawiają, co pozwala na znacznie sprawniejszą i bardziej merytoryczną obsługę.
Polecam WBIZNES każdemu, kto chce usprawnić i uporządkować procesy sprzedaży w swojej firmie.
Maciej Gołębiewski, founder Dobrego Najmu
WBIZNES – to nie tylko marketing
Nasza historia zaczyna się od digital marketingu, ale… świat się zmienił. Zmieniły się też potrzeby naszych klientów. Stale je analizujemy, dlatego nie podchodzimy do pracy z firmami w kategorii pojedynczych działań – ustawienie kampanii, zbudowanie strony czy prowadzenie social mediów. Działamy systemowo, czyli: badamy rynek, wykorzystujemy dźwignię marketingową i układamy proces sprzedaży.
Patrzymy na rynek i diagnozujemy, czego konkretnie potrzebują i szukają Twoi klienci. Ustalamy unikalną propozycję wartości i dobieramy kanały dotarcia, aby marketing był realną dźwigną, a nie uciążliwym kosztem. I na koniec tworzymy proces sprzedaży oparty o prawdziwe dane katalogowane w systemach CRM, który powoduje, że ze zwykłych rozmów rodzą się deale.
Jeśli zależy Ci na rozwoju firmy na linii rynek-marketing-sprzedaż, to poznaj nasz mechanizm działania od środka i porozmawiajmy o współpracy.
